新入社員、プロジェクトから「仕事の進め方」を学ぶ!

新入社員、プロジェクトから「仕事の進め方」を学ぶ!

2015.11.18

e-Learningを立ち上げるという大きなプロジェクトに携わることになりました!ここでは初めてプロジェクトに参加した学びを書いていきます。

はじめに

入社してから3カ月、研修期間が終了し、晴れて教育コンサルティング部に配属されることとなりました。これからどんな業務に参加するのだろうと期待に胸を膨らませていたところ、なんと初めて依頼された業務は、e-Learningコンテンツの作成業務でした!正直、新人が最初に携わることができる業務はコピーや電話対応などだと思っていました。責任重大な業務を任されたことに驚きを感じたと共に「絶対に最高のものを作ろう!」と心に誓ったことを覚えています。

プロジェクトの進め方について

いざe-Learningコンテンツを作成する段階に入り、まず初めに私が取り組んだことは、”プロジェクトの進め方”について確認することでした。

「e-Learningとはそもそも何なのか」「世の中にどのような種類のe-Learningが存在しているのか」
…e-Learningについての知識を深めることは勿論のことでしたが、そもそも業務に携わることが初めてだった私にとって、今後のプロジェクトの進め方や構成メンバーや各メンバーの役回りを把握することも大事な要素の一つでした。

プロジェクト推進にあたってチームで決めた4つのポイント

  1. チームで話し合いながら実行計画を立てる
    各メンバーが日ごとのタスクを持ち寄り、何を優先すべきなのか話し合い、優先順位が高い業務に応じて常に計画を見直すこと。
  2. 常に現状を把握しリスクを確認する
  3. コミュニケーションを密にとり、報告・連絡・相談を怠らない
    持ち越してしまったり、行き詰ったりしている業務は現状抱えているリスクとしてマネージャに正直に報告し、お客様とのやり取りや完了したタスクを逐次メンバーにシェアする。
  4. 経験をノウハウとして蓄積する
    コンテンツリリースの度にミーティングを開き、良かった点・改善点など意見を出し合い、次のリリースに備える。さらに、他グループが参照しても同じ間違いが起きないよう、注意事項やマニュアルをアップデートし、シェアする。

プロジェクトマネジメントを学ぶ際に、必ず出てくるのが、「PDCAサイクル」です。上記の4つのポイントにも、このサイクルが組み込まれています。

  • Plan:計画を立てる
  • Do:実行する
  • Check:評価する
  • Action:改善する

実際にプロジェクトに参加することで、どうしてこのサイクルが大切なのかというのを実感することができました。

本プロジェクトの醍醐味と苦労点

厳しいスケジュールであったこのプロジェクトですが、お客様に納期を守って、納品することができました。新人ながらも目に見える成果として結果を残せたことに大きな達成感を感じました。Learning Management System (以下、LMS)のことを一から学び、自分でLMS 内のあるべき構成を考え、実際にコンテンツ製作に携わったからこその達成感でした。

また、自信がついたことで今後の仕事に対するモチベーションがあがりましたし、仕事をする意義やお客様のことを念頭に置きながら仕事をするということ学べたことは大きな収穫でした。

正直、業務当初はタスクに終われ、マネージャや先輩への報告が遅れたり、確認をし損なったりすることが多々ありました。そこから「報告・連絡・相談」の大切さを身にしみて感じることができ、社会人としてとして業務を行うために、一番必要なものを学べたと感じます。

実際のプロジェクトに携わって、やりがいや達成感もありましたが…!
勿論…苦戦した点も多いにありました。

苦戦した点は色々ありますが、思い返してみると一番の問題点は”タイムマネジメント”だったと思います。

何より全体像を把握できていないことで、いつまでにどのペースで業務を進めていくべきなのか上手く管理することができませんでした。毎日の定例ミーティングで積み残し業務を報告する機会が多かったので、その辺を調整することができていればベストだったなぁと感じています。

e-Learning特有の問題で苦戦したのは、「自動音声のイントネーション」です。e-Learningの音声は、実際に人が録音するものと、自動音声を使って録音するものの2種類に大きく分けることができます。

人が録音する場合は、その都度イントネーションを確認しながら録音をしていきますので、この点は問題がないのですが、録音には専属のナレーターを用意し、さらには録音スタジオでの収録。当然音声のプロの方による録音技術も必要です。またコンテンツの一部アップデートの際には、同じナレーターでないと一部だけ音声が異なってしまうことなどがあり、その都度スタジオとナレーター手配…となり、非常にコストがかかるのです。

通常、お客様がe-Learningを求めるのは、教室ベースの集合研修に比較して、いつでもどこでも受講できるというメリットにプラスして、「コストが安い!」というのが必ずあるものです。そこで今回はコスト面を考えて、自動音声を使用することにしました。しかし、自動音声だからといって、イントネーションがおかしい…というのを見過ごすわけにはいきません。(聞き過ごす?でしょうか?)ということで、このイントネーション調整に大変苦戦しました。

その調整をする方法はただ一つ!ただただ違和感のない発音にもっていく為にローマ字表記にしてみたり、平仮名と漢字を組合わせてみたり、数字を使用したりと…納得のいくまで試すのみ!これにはだいぶ労力を要しましたが、通常は経験できないe-Learningの裏側を垣間見た気がして…役得かな?と思っています!

仕事はチームワーク!

今回プロジェクトに参加して、上司や同僚とのコミュニケーションや職場でのやり取りが如何に大切なのかを感じました。自分では些細なことだから伝える必要はないだろうと思っていても、思いもよらないところでミスに繋がる恐れがあることや、上司の意向と異なっている場合もあります。”仕事はチームワーク”とよく言われますが、まさにその通りだと思います!ひとりひとりができる仕事は限られているからこそ皆で協力し、知恵を出し合うことにより、良いものを作り上げていく必要性を再認識しました。

今回の業務で学んだことを活かし、どうしたらお客様が求めていることを探りだせるのか、+αのサービスを提供し付加価値を付ける為にはどうしたらいいのか、答えは一つではありませんが、自分なりに模索していきたいと思います!

そして、

  1. 情報はシェアする
  2. 一見難しそうなタスクであってもチャレンジする
  3. 先輩の良いところはどんどん真似する

この3点を特に意識しながら、素敵なインストラクタを目指してこれからも頑張っていきます!

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