Google Appsを活用してみよう ~アプリケーション紹介編~

Google Appsを活用してみよう ~アプリケーション紹介編~

2016.09.14

皆さん、Google Appsはご存知ですか?Google社が提供するアプリケーション群のことです。Googleアカウントさえ持っていれば、誰でも使用することができるGoogle Appsは、非常に便利な機能を多く備えています。使い方次第で、業務や作業の効率を大幅アップさせること間違いなし!是非、Google Appsを使いこなしてみてください。

Google Appsとは

Google Apps とは、組織、企業向けのクラウド型アプリケーションパック のことです。Google Appsには、多くのアプリケーションが提供されており、これらのアプリケーションのいくつかは、Googleアカウントさえ持っていれば、法人契約を結んでいなくても使用できます。本コラムでは、企業での活用を前提に取り上げますが、使い方によっては ご家庭でも活用できます ので、是非ご活用ください。

 

Google Appsの特徴

Google Appsの 最大の特徴 は、クラウドサービスであること です。ブラウザ上で使用することができるため、端末に依存しません。インターネットの環境が必要にはなりますが、所持している端末に影響を受けることなく、作成、編集、閲覧が可能であるため、シームレスな活用が可能になります。作成されたファイルも、Googleアカウント内のインターネットストレージ(Googleドライブ)に保存されていますので、いつでもどこからでもアクセスし、使用することができます。

Googleトップページの左上のアイコンから使用できます。

また、数多くのクラウドアプリケーションを提供していますので、「Officeソフトを購入するには頻度が低い」「スマートフォンでは編集ができない」「データが手元にない」等、今までの端末インストール型のアプリケーションでは よくあった問題点 を、クラウド型アプリケーションは解決しています。さらに、Google Appsでは、豊富なアドオンを提供していますので、自由にカスタマイズ することができます。利用用途に合わせて、使いやすく拡張していきましょう。

さて、前段が長くなりましたが、早速Google Appsで提供されるアプリケーションを紹介しましょう。

いつでもどこでも、場所やデバイスを気にする必要はありません。

 

1.データ貯蔵庫「ドライブ」

Google Appsのアプリケーションで作成されたファイルは、全てこの ドライブ(以下、Googleドライブ)に 保存 されます。Googleドライブ上のファイルは原則、自身のアカウントでのみ、閲覧、編集が可能になりますが、別のGoogleアカウントを持つユーザに共有することもできます。また、Googleのアプリケーション以外のファイルもアップロードすることができます ので、テキストファイルや、写真などの画像データのバックアップや共有に使用できます。

あらゆるファイルをアップロードすることができます。

全てのファイルはURLを使用してアクセスすることができますが、閲覧権限、アカウントの制限が可能ですので、他者から覗かれる心配はありません。

Googleドライブはスマートフォンのアプリとしても配信されていますので、パソコンにあるデータをGoogleドライブにアップロードしておけば、スマートフォンやタブレットなどからも閲覧が可能 です。

2. 文書作成はこれにお任せ「ドキュメント」

ドキュメント(以下、Googleドキュメント)では、文書ファイルの作成 ができます。Officeソフト大手メーカMicrosoft社の Wordとの互換性 を持ちます。文字の大きさや、色の編集はもちろんですが、図形の挿入なども可能です。基本的な機能は、他の文書作成アプリケーションと大きな違いはありません。

このコラムもGoogleドキュメントを使用しました!(図の作成含む)

既存の文書アプリケーションとの違いは、図形の描写は、Google Appsの「図形描画」アプリケーションを使用します。そのため、Googleドキュメント内に即席で図形を作る場合、表示されるポップアップ内で作成しなくてはなりませんが、作成した図形は、そのままPDFなどの形式でダウンロードができます。

Googleドキュメントには、音声入力の機能 があります。会議などの議事録、ちょっとした出先での備忘録、手が放せないときの入力などに重宝します。各種言語を選択することができるので、多言語で行われる会議などの議事録を作成するのにも活躍しそうです。

3. 使い方あれこれ「スプレッドシート」

言わずと知れた 表計算 アプリケーションは、スプレットシート(以下、Googleスプレットシート)で提供されます。Microsoft社の Excelと互換性 を持ちます。 基本的な関数(SUM、AVERAGEなど)はもちろん、フィルタやソートは実装されています。ExcelではVBAを使用することで、プログラムを記述することができましたが、Googleスプレットシートでは、スクリプトを記述することができます。

他のGoogleスプレットシートのデータを参照し、集計することも可能です。既存のExcelファイルをGoogleスプレットシートに変換し、スプレットシート上で集計すれば、どこからでもデータを閲覧できるようになります。

基本的な演算はもちろん、他スプレットシートからのデータ読み込みも可能です。

 

4. プレゼンテーション資料をつくるなら、その名も「スライド」

Microsoft社の パワーポイントと互換性 を持つGoogleアプリケーションは、スライド(以下、Googleスライド)です。旧名がプレゼンテーションと言い、その名からも分かるとおり、プレゼンテーションのスライドを作る ことを得意とするアプリケーションです。

リアルタイムで質問を受け付けることもでき、臨場感のあるプレゼンができます。

機能は、スライドテーマの選択、画像(動画含む)や文書の表示、アニメーションの作成など、他のスライド作成アプリケーションで可能な機能はほとんど実装されています。このGoogleスライドの特徴は、表示したい図や動画をGoogle検索で見つけてくることができる点 です。自前で画像が用意できなくても、簡単に普段と同じ間隔で画像、動画を見つけることができます。(著作権のフィルタが事前に掛かっていますが、十分に確認して使用しましょう)

 

5. みんなの意見はここに集結「フォーム」

フォーム(以下、Googleフォーム)は、アンケート入力フォームを作成 するためのアプリケーションです。同僚などとの飲み会の出欠確認、ちょっとした決め事の多数決など、簡単なアンケートはもちろん、社内の報告窓口としてや、継続的な顧客アンケートの入力など用途はさまざまです。Googleフォームで入力されたアンケートは、集計情報をグラフなどで確認することができ、生データはGoogleスプレットシートにエクスポートすることができます。

データはスプレットシートでエクスポートされるので、集計も簡単です。

データはスプレットシートでエクスポートされるので、集計も簡単です。

作成されたアンケートは、URLによりアクセスすることができます。作成されたURLを短縮するサービスも一緒に用意されていますので、メール等でお知らせするような場合にも便利です。

Googleフォームは、不特定多数のメンバーから情報を入力してもらいデータを集める機能 です。本来の目的はアンケートではありますが、この性質を利用すれば、もっと多くの利用用途が考えられます。

6. Google Appsの活用に、これは欠かせない「サイト」

ここまで5種類のGoogleアプリケーションをご紹介しましたが、最後は サイト(以下、Googleサイト)ご紹介です。Googleサイトでは、独自のホームページを作成 することができます。もちろん全体公開することもできますし、限られたメンバー(部署や、チームなど)の間だけで使用するページを作成することもできます。

簡単に部門内のポータルページも作れます。

なぜ、このGoogleサイトがGoogle Appsの活用に欠かせないかというと、それは アプリケーションの統合が可能 であることです。

Google Appsの特徴といえば、「クラウドサービスである」、「マルチデバイスである」「共有可能」ということでした。Googleドライブ自体が、ファイル共有を得意とするサービスではありますが、共有ファイルが増えれば増えるほど、どこに何があったのか、どこを照会すればよかったのかが煩雑になります。一つ一つのアプリケーションファイルがURLを保有するGoogle Appsですが、毎回ファイルを増やすたびにURLを伝えて回るのも手間が掛かります。

外部サイトのリンク、Google Appsで作成されたファイルなどが埋め込めます。

そんなときに、非常に便利なのがこのGoogleサイトです。Googleサイト内で作成されるページは、Google Appsを組み込むことができます。表次ページ内に、スプレットシートの表を埋め込む ことも、Google ドライブのディレクトリを埋め込む ことも、簡単にできてしまいます。もちろん、埋め込まれたファイルが編集された場合、再読み込みですぐに反映させることも可能です。

このGoogleサイトを使用することで、ばらばらに作成された共有ファイルを統合し、メンバーが利用しやすい環境を作ることができます。

 

次回は…

いかがでしょうか。Google Appsにはもっと便利な機能がたくさんありますが、興味持っていただけましたでしょうか。Google Appsではただ単に他のアプリケーションの代わりではなく、拡張性や汎用性に非常に富んでいます。マルチデバイス、マルチアクセスが当たり前になった現代だからこそ、活かすべき機能が用意されています。是非、効率的に活用したいですね。

次回以降、今回紹介したアプリケーションの中から少しずつ、活用術を紹介したいと思います。お楽しみに!

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