購買管理って何だろう?(1) ~お腹が減ったら何するの?~

購買管理って何だろう?(1) ~お腹が減ったら何するの?~

2016.11.16

こんにちは!小林和海です! やわらかいコラムを書いてきた私ですが、しっかりとした?技術コラムをたまには書かせていただきます! 今回は、材料、製品などを取引先から購入する「購買管理」についてお話しします。

こうばいってなーに?

「こーばい・・・?」

息子「おとーさん!こうばい、ってなーに?」
父   「息子よ、こうばいと言うのは、斜面の傾きの事で…」
息子「違うよおとーさん!そっちじゃなくて購買の方だよ!ちゃんとおしえて よ!」
父   「…あぁ、そっちの方の購買か!任せておけ息子よ!お父さんは購買のスペシャリストだからな!」(Google先生を開いて…と…)
息子「ありがとうおとーさん!wikiそのまま伝えるとかは絶対やめてね!(全力の笑顔)」
父   「…善処します…。」

…度々私のコラムにはこの親子が登場してきますね。今回はお父さんがたじたじの様ですので、代わりに私が購買についてお伝えしていきます!

まず、 購買とは…ズバリ、「モノ を買う事」です。
それだけかよ!という突っ込みが聞こえてきそうですが、それだけです。
恐らく(というか確実に)このコラムを読まれている皆様は「モノを買った」ご経験はあるはずです。「個人」でモノを買うのと、「会社」でモノを買うのも基本的にはすべて同じです。
では、意外と知られていないモノを買う事について、次項からつらつらとお話ししていきましょう!

一般的な購買のプロセスとは?

一般的な購買のプロセスとは基本的には、次のような流れです。

  1. 不足が発生する(お腹が空いた)
  2. 購買の要求 を上げる(食べ物が欲しいと要求する)
  3. 上長の承認 を得る(食事の許可を得る)
  4. 取引先を決める (どこで食べるかを決める)
  5. 価格交渉 をする
  6. 発注書を作成 する(何を食べるかを決める)
  7. 取引先に送信 する(店員さんに注文する)

この様なプロセスで購買は進んでいきます。(価格交渉はちょっと個人の部分では難しいですね…。関西であれば出来そうですが…。)
今回は、(4) までご紹介いたします!

(1) 不足が発生する(お腹が空いた)

個人でも会社でも当然のことですが「何となく購買する」なんて事はあり得ません。

  • 例えば製造をするにあたって部品が不足しているため。
  • 例えば販売をするにあたって商品が不足しているため。
  • 不足はしていないが、在庫が少なくなってきたため。

などなど、何かしらの要因において対象のモノが「必要になった」から購買をする 訳です。
まとめると、主に会社の中での在庫不足や、受注が入ったために製造、販売をするため、また、社内の設備を整えるために、購買を行うのです。
(凄く簡単に言えば、お腹が空いたためにお腹が「ぐぅ~」と鳴る事ですね!)

「ぐぅ~・・・」

(2) 購買の要求を上げる(食べ物が欲しいと要求する)

特に会社においては、個人の勝手な判断でモノを買ってはいけません(モノにもよりますが)。
ですので、発注書を作成する前には購買の申請書を作成するのが一般的です。
その際に、会社のフォーマットにも寄りますが、「何が、いくつ、いつまでに、何のために、どこで必要なのか」を申請書類に記入する必要があります。

在庫として抱えるモノ であれば、どこに入庫するのか、といった情報はもちろん必要です。費用計上するような消耗品であれば、その計上は会社資産であるのか、部署であるのか、それともプロジェクトであるのかと、どこを費用の上げ先にするのかという事も決めておかなければなりません。

こういった要求を上げるのが、購買の第2ステップと言えます。
(お腹が鳴ったので、ご飯を食べようよと要求することです!)

「おとーさん!ご飯食べようよ!お腹減ったよ!」

(3) 上長の承認を得る(食事の許可を得る)

要求を上げたからといって、必ずしもその購買申請書が許可され、購買までこぎつけられるかと言うとそうではありません。ここで待っているのが「部長、事業長などの上長から、購買に対する承認をしてもらうこと」です。

購買に限らずのことではありますが、会社の費用を用いて何かを行う場合には、それに対する許可が必要 となります。
部下「部長!新しいプロジェクトでこの設備が必要になるのですが、購入してもよろしいですか!?」
部長「ん?そうだなぁ、例のプロジェクトは力を入れなければいけないし…よし、購入していいだろう!ただし出来るだけ費用は抑えてくれよ!」

ハンコをドーン!とつくシーン。
ドラマとかでも見たことがある人も多いはずですが、まさにこれが、上長の承認(許可)を得る、ということになります。
(お父さん「確かにお腹減ったなぁ…よし、ご飯食べようか!」の状態ですね!)

(お母さんもいないことだし、今日は外食だな・・・)

(4) 取引先を決める(どこで食べるかを決める)

さて、上長からハンコを突いてもらった購買申請書ですが、大事な情報がまだ記載されていません。
買う事に許可は出ましたが、どこから買うか がまだ決まっていないのです。(会社によっては前述の申請書を作成する時点で、どこから買うのかという情報を決めておくパターンも当然ありますが…。)ですので、インターネットを使って調べたり、既存の取引先から購入できるかを確認しつつ、どこから購入するかを決めていきます。

既存の取引先であれば、過去の購買履歴 を探すでしょうし、新規の取引先であれば、見積もり を行いつつ、納期や値段、その他サービスや取引条件を比較 する事も当然あるわけですね。
(ご飯を食べに行くことは決めたけど、どこのお店で食べるかを考えている状態ですね!)

息子「どこのらーめん食べるー!?」父「どこにしようか!」

今回のまとめ

息子「おとーさーん!お腹減ったよー!」
息子「ご飯食べたいよー!」
父   「そうだな、もう12時を過ぎているな…よし、ご飯食べに行こうか!」
息子「やったー!それじゃどこに行く!?楽しみだなあ!」
というところまでが今回のお話です。
次回 は(5) 値段交渉 をする、というところからお伝えいたしますね!!それでは!!

息子「早く行こうよおとーさん!!!お腹と背中がくっついちゃうよ!!」
父   「よし!行こうか!…と、言いたいところだが…残念ながら息子よ、ページ数の都合上、まだご飯は食べられないようだ…。」
息子「な、なんだってー!!!???」

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