イチから始めよう!Google Appsで何ができる?~Googleドキュメント編~

イチから始めよう!Google Appsで何ができる?~Googleドキュメント編~

2016.12.07

皆さん、Google Appsはご存知ですか?Google社が提供するアプリケーション群のことで、Googleアカウントさえ持っていれば誰でも使用することができます。Google Appsには、非常に多くの機能があります。今回はその中でも、「Googleドキュメント」をご紹介します。資料の作り方が変わるかもしれません!

ドキュメント作成アプリケーションの選択

「ドキュメント」を作成するにあたって、世の中にはたくさんのツールが出回っています。しかし、本来ドキュメントというのはその中身が重要であり、どのようなアプリケーションを使うか、ということ自体はさほど問題ではありません。

つまり、ドキュメントを作る側には、ツール選びが非常に重要です。
なぜならば、ドキュメントは作りやすくなければ、読みやすくはならないからです。

得てしてドキュメントというのは、基本的に他人が読むことを前提に作られることが多いわけで、読みやすくなくてはいいドキュメントとは言えず、そのドキュメントを作る人は………云々……

………コホン。

前置きが長くなりましたが、ドキュメントの作りやすさというのは、ドキュメントの質の向上につながります。
そこで、今回は Googleドキュメント というアプリケーションを使えばどのようなドキュメントが作成できるのかを、ご紹介しましょう。

使いやすいかどうかは、あなた次第です!

Google ドキュメントの基本機能は他のアプリケーションと同じ

Googleドキュメントは基本的なドキュメント作成アプリケーション (Microsoft Office Wordなど) と同じように、文字サイズ、色、フォントなどの調整はもちろん、図の挿入やページレイアウトの調整、目次の設定などもすることができます。そう、基本的なドキュメント作成アプリケーションとしての機能の差はありません。

Googleドキュメントを使ってみよう

基本機能は、他のアプリケーションと変わらない、ということはご紹介しての通りです。
なので、割愛することとしまして、他のアプリケーションではあまり見られない機能をご紹介しましょう。

リアルタイムの共同編集にチャレンジしてみよう

Google Apps の機能 は、基本的に 他のユーザと共有(設定が必要です)することができ、今回紹介しているGoogleドキュメントも例外ではありません。共有されたドキュメントファイルは、他のユーザから 閲覧することも、編集することもできます (閲覧/編集ともに権限設定が必要です)。そしてその編集は、リアルタイムで反映されます。

例えば、既存のマニュアルを改訂しなければいけなくなった場合、複数人で作業をすることができる わけです。今までは、個別のファイルに名前を付けて、差分をマージするといったことをしていましたが、Googleドキュメントでは共同編集ができますので、マージする手間が省ける ということです。

「でも、既存のマニュアルをGoogleドキュメントでつくってない」 という方、ご安心ください。Google Appsでは、既存のファイルを Google Apps の各ファイル形式への変換が可能 です。

音声入力を使ってみよう

Googleドキュメントでは、音声入力 ができます(ブラウザは、Google Chrome を使用してください)。いまどきのスマートフォンでは当たり前のように使用することができる音声入力ですが、Googleドキュメントでも使用することができます。

ドキュメントをつくるのに音声入力?と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、昨今の 音声入力は非常に精度が高く、実際に文字を打ち込むより効率的に文章が入力できます。音声入力は、Googleドキュメントのメニュー [ツール]→ [音声入力] と進めます。あとは、接続されたマイクに対して話すだけで、文字が入力されます。

議事録 として使う場合、そのまま話す内容を載せるわけにはいきませんので、微調整が必要になりますが、こんな時こそ共同編集です。他の人からでもGoogleドキュメントにアクセスできますので、音声入力で入力された文章を別の人に補足してもらうことができます。重要な言葉の色を変えたり、改行位置を調整したりすることができます。

音声入力の言語 は、プルダウンで簡単に変更することができます。様々な言語での記録ができるため、自身が聞き逃したり、そもそも聞き取れなかったりしても文書として残すことができます。

ただ、現行(2016年現在)では音声入力が長時間できず、途中で途切れるという現象が起きています。
その時には、Ctrl + Shift + S で 音声入力の ON / OFF が ワンタッチで切り替えできますので、話の合間に切り替えてあげることで対処可能です。この現象については、改善が期待されますね!

スマートフォンとの相性バッチリ

Googleドキュメントは今までご紹介した通り、音声入力や共同作業が魅力の一つです。そして、その魅力により磨きをかけるのが スマートフォン の存在です。

スマートフォンにGoogleドキュメントのアプリをインストールしておけば、パソコンだけではなくお手持ちの スマートフォンから Googleドキュメントを操作 することができます。スマートフォンは音声入力の装置として非常に優秀ですから、マイク代わりに使用するも良しです。

ドキュメントファイルをGoogleドキュメントへ変換

既存のドキュメントファイルを Googleドキュメントに変換 する機能が、Googleドライブ には存在します。先ほど、マニュアルの共同編集の話を出しましたが、既存のファイルがGoogleドキュメントでない場合は変換してみましょう。

まず、既存のファイルをGoogleドライブにアップロード します。Googleドライブ内のアップロードしたファイルを右クリックし、[アプリで開く] を選択し Googleドキュメントを選択 します。

こうすることで、拡張子が「.txt」 や 「.docx」 などの他のドキュメントファイルもGoogleドキュメントのファイルに変換することができます。実際にはファイルが複製されるので、変換元のファイルはなくなりません。ただし、少しGoogleドキュメントに変換されたデータはレイアウトが崩れることがありますので、注意しましょう。

「.pdf」のファイルもGoogleドキュメントの形式に変換することができますが、「.txt」や「.docx」に比べると、レイアウトが崩れやすいので、過度の期待は厳禁です。

Googleドキュメントのエクスポートと形式

Googleドキュメントは、様々な形式でエクスポートが可能 です。
Microsoft Office Word形式「.docx 」はもちろんですが、PDF形式の「.pdf 」やフリーのオフィススイートである OpenOffice.org で使用されるOpenDocumentText 形式「.odt 」もサポートしていますので、他社(他者)との互換性 もばっちりです。

さらに、電子書籍の標準ファイルフォーマットである EPUB形式 「.epub」 もサポートされています。

EPUB 形式では、スマートフォンの 電子書籍用アプリ での閲覧や、Amazon Kindle や 楽天kobo などの電子書籍リーダー端末などでも閲覧が可能になります(ただし、現状では電子書籍リーダー端末を利用する場合は、拡張子の編集など、一部手を加える必要がありますので注意してください)。

このように、Googleドキュメントは ダウンロードすることで、オフラインでも閲覧可能なドキュメントとして残す ことができます。

図を入れてみよう

ドキュメントを作成するうえで欠かせないのが、図やスクリーンショット です。その際に、矢印やフォーカスのための囲いなどを入れることは珍しくありません。Googleドキュメントと、他のドキュメント作成ツールを比較した際に、一番差を感じるのはこの図の挿入と編集でしょう。

一般的なツールでは、まず初めにベースとなる図を取り込んで、その上から円や矢印などのマークを重ねていく作り方が多いでしょう。
しかし、Googleドキュメントでは図のサイズを変更する ことはできても、図を重ねることができません。つまり、最初から完成された図を取り込む必要がある わけです。「完成された図」は、パソコンなどに最初からインストールされているペイント系のツールを用いて、事前に図に円や矢印、コメントなどをのせておきます。

他には、「図形描写」を使用することで、図を作る こともできます。図形描写事態は、Google Appsのアプリケーションの一つですが、Googleドキュメント内のメニュー [挿入] → [図形描写] から呼び出すことができます。「図形描写」の中では、図の重ね置きが可能ですので、他のアプリケーション同様に図を作成することができます。「図形描写」を使用して作成された図は、そのままGoogleドキュメントで使用されますが、別途図のみのファイルも生成されます。

グラフを活用しよう

Googleドキュメントで、会議の資料などを作りたいという場合、グラフ の挿入 を活用 しましょう。

メニュー [挿入] → [グラフ] を選択することで、グラフを挿入することができます。 グラフのもとになるデータは、Googleスプレットシートから取得 していますので、Googleドキュメントの中にデータは直接記入されている必要はりません。

グラフを使うだけで、資料の信憑性や説得力も大幅アップ、間違いなしです。

いかがでしたでしょうか?

大手企業では、Office ツールが使い慣れている方も多いと思いますが、是非これを機に Google ドキュメントも使用してみてください。
今までのツールにはない魅力がまたあります。是非、使って比べてみてください。

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