コロナ禍においていち早く在宅勤務へ完全移行した デジタルマーケティングチームが意識していること

コロナ禍においていち早く在宅勤務へ完全移行した デジタルマーケティングチームが意識していること

世界中で新型コロナウイルス感染症(COVID-19)への対応・対策が叫ばれる中、企業の働き方にもシフトチェンジが迫られています。

日本サード・パーティ(JTP)では、感染拡大が話題になる2020年2月中旬頃からリモートワークの推奨が進み、2020年4月以降、原則在宅勤務へとシフトしていきました。

中でも、いち早くリモートワークへの完全切り替えを行ったデジタルマーケティングチームの事例をもとに、どのように在宅勤務へ移行していったのかについて解説していきます。

コミュニケーション方法の変化

チャットツールによるコミュニケーション

在宅勤務では、出社勤務時以上にチーム内でのコミュニケーションが非常に重要になってきます。

JTPでは元々、社内の連絡はチャットツール「Google Chat」を日常的に活用していました。
在宅勤務への移行と共に新たに行うことにしたルールは主に下記の3点です。

  • 業務開始時に、その日のタスクとスケジュールを連絡
  • お昼休憩開始時、終了時に報告
  • 業務終了後に報告

また、デジタルマーケティングチームにおいて、これまでは普段の何気ない会話の中でも最新のニュースやSNSで話題になっているトレンドに関する会話を積極的に行っていましたが、在宅勤務の状況下ではこうした機会が減っていっていることに気づきました。

そこで、世の中のトレンドや日々の最新情報をよりスムーズにチーム間で共有するための試みとして、トレンド共有専用のチャットルームを作成しました。日々の気づきや、ちょっとしたトピックをチャットルームで発信することで、これまでと変わらないコミュニケーションを実現しています。

 

コロナ禍では、特に世の中の変化が激しくなっており、SNSでヒットしている話題はその影響が顕著

 

チャットツールを使う上での注意点

メールよりも手軽で即時性のあるチャットですが、JTPでは以下の点について意識的に気をつけています。

■情報はなるべくオープンに共有する
個人間でやり取りを行うダイレクトメッセージでは、情報の属人化を招いてしまうだけでなく、秘匿された情報に潜む問題点に誰も気付けないまま、事が進んでしまうといった恐れがあります。

それらを防ぐためにも、複数人の目が触れるオープンチャットでの情報共有を意識的に行っています。

■感情を伝えることを意識する
文章のみのコミュニケーションでは、感情が表れにくいといったデメリットがあります。特に淡々とした文章や淡白な返答だと「この人、怒ってるのかな?」あるいは「何か間違ったこと言ってしまったかな?」といった感情を相手に抱かせてしまう恐れがあります。

思いがけず受け手に悪い印象を与えてしまわないよう、絵文字や顔文字などを組み合わせるなど、フランクなやり取りを心掛けています。

■誰かのアクションに対してリアクションを示す
チャット上で自分の発言やアイディアがスルーされる、あるいはそのまま放置されてちょっと悲しい気持ちになったことはありませんか?

誰かのアクションに対してリアクションを取るというのは、対面での会話では当たり前のことですが、チャット上では自分のペースで返答ができるため放置されてしまうこともしばしば。そういった事態を避けるためにも、誰かが意見を出した時には、必ずリアクションを行うようにしています。

 

リアクション機能を活用して意見を求める方法もあります

 

WEB会議ツールを使う上での注意点

出社勤務時には対面で行っていたチーム内の共有ミーティングは、WEB会議ツールを利用したオンラインミーティングに移行しました。ここでもいくつか意識していることがあります。

■会議内容はなるべくドキュメント化しておく
オンラインミーティングでは、どうしても情報がその場だけで流れてしまいがちです。

話し合った内容をドキュメント化し残しておくことで、誰でも後から確認できる状態にしておきます。

■業務とは離れた息抜きの場も用意する
在宅勤務ではどうしても人との会話が減ってしまいがちですが、JTPでは、チーム間の壁をなくした雑談用ルームや相談用ルームを設けて、誰でも気軽に話せるような息抜きの場をあらかじめ用意しています。

普段はなかなか接点のない部署の社員や、物理的に離れた遠方の社員とコミュニケーションをとれる場にもなっています。

 

バーチャル背景やフィルターも積極的に活用

 

タスクの可視化

プロジェクト管理ツールの導入

在宅勤務において、コミュニケーションと同様に重要になるのがタスク管理です。

JTPのデジタルマーケティングチームでは、日常的に報告を行っていた日々のタスクを“見える化”する目的で、在宅勤務への移行に合わせて、プロジェクト管理ツール「Trello」を導入し、各タスクの持ち回り、期限、進捗状況をチームメンバー全員で情報共有できるようにしました。

案件ごとの進捗状況を可視化することで、タスクの漏れがないか、優先順位の高い業務はどれか、一個人にタスクが集中していないかなどを、より容易に確認できるようになりました。

 

家にこもりっきりになりがちな在宅勤務でも季節を感じられるよう、壁紙を月毎に変えるなどの工夫も

 

最後に

今回はデジタルマーケティングチームが在宅勤務にいち早く切り替えることができた要因について解説していきました。

今回紹介した例だけでなく、日頃から新たなツールを積極的に導入するなど、作業効率を上げるための意識がチーム内に根付いていたことも、その要因のひとつです。

アフターコロナやウィズコロナといった言葉が生まれる中、私たちの働き方もあらゆる状況に適応できる体制を日頃から整えておくことが重要になってきています。

 

また、変化の激しい時代の中で、今までにない新たな課題を抱える企業様が増えてきていると思われます。

JTPのデジタルマーケティングチームでは、お客様の抱える課題に対して最適な手段で解決に導くための手助けを日々行っております。

SNSマーケティングやデジタル広告をはじめとするデジタルマーケティングにお悩みがありましたら、是非お気軽にご相談ください。

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